Guide d’utilisation d’HubSpot avec TextingHouse

A noter : Pour utiliser HubSpot avec TextingHouse, vous devez avoir au préalable créer un compte HubSpot et un compte TextingHouse : suivez le guide d’installation.

Vos comptes HubSpot et TextingHouse sont liés ? Votre compte TextingHouse a été alimenté en crédits SMS ?
Super, vous avez désormais accès à toutes les fonctionnalités SMS, directement intégrées dans HubSpot !

Voici la présentation des tâches les plus courantes que vous pouvez réaliser :

Envoi automatique avec les Worflows HubSpot

Dans chaque Workflow HubSpot que vous créez, vous pouvez rajouter une action « Envoyer un SMS »

Compléter ensuite le texte du SMS.

Vous pouvez le personnaliser en utilisant des propriétés du contact qui seront automatiquement remplacées à l’envoi, comme son nom, son prénom,…

Choisissez la propriété du contact qui contient le numéro de téléphone mobile (au format international ou local françaisExemple pour un numéro Belge : 32 475 XX XX XX). Usuellement, ce sera le champ « Numéro de téléphone mobile » (« Mobile Phone Number »).

Si vous avez défini des noms d’expéditeur sur l’interface TextingHouse (Cf. la configuration des noms d’expéditeur), vous pouvez en sélectionner un ici. 

Et cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider l’action.

Envoyer un SMS à un contact HubSpot

Sur chaque fiche contact HubSpot, vous retrouverez à droite un pavé « SMS » avec un bouton « Envoyer un SMS à … ».

Cliquer sur le bouton pour ouvrir la popup d’envoi.

 

A noter : la première fois, le pavé est le dernier de la liste. Vous pouvez le déplacer pour le positionner plus haut afin d’y acccéder plus facilement !

Vous n’avez plus qu’à rédiger le SMS et cliquer sur le bouton d’envoi.

La page vous indique le nombre de caractère restant avant le décompte d’un nouveau SMS, ainsi que le nombre de SMS total correspondant au message.

 

Si vous avez défini des noms d’expéditeur sur l’interface TextingHouse (Cf. la configuration des noms d’expéditeur), vous pouvez en sélectionner un ici.

 

Note : Veillez à ce que le numéro soit au format international ou au format local français.
Exemple pour un numéro Belge 32 475 XX XX XX

 

 

Programmer un envoi de masse vers de multiples contacts
Pour envoyer un SMS à une liste HubSpot ou à tous vos contacts, créer un nouveau workflow de type « Centrer sur une date ».

Choisissez la date de l’évènement qui sera la date d’envoi du message.

Comme pour tout workflow classique, définissez votre déclencheur d’inscription au workflow.

Pour envoyer sur une liste de contacts, choisissez « Inscriptions à une liste » et sélectionner la liste voulue.

Pour envoyer sur tous vos contacts possédant un numéro de mobile, choisissez « Propriétés du contact » et sélectionner « Numéro de téléphone mobile » puis l’option « est connu ».

Sélectionner l’horaire d’exécution du Workflow qui sera l’horaire d’envoi du SMS (plus ou moins le délai de transmission des informations d’HubSpot).

Et enfin, ajouter l’action d’envoi de SMS.

 

Compléter le texte du SMS.

Vous pouvez le personnaliser en utilisant des propriétés du contact qui seront automatiquement remplacées à l’envoi, comme son nom, son prénom, …

Choisissez la propriété du contact qui contient le numéro de téléphone mobile (au format international si numéro non français : exemple pour un numéro Belge 32 475 XX XX XX). Usuellement, ce sera le champ « Numéro de téléphone mobile » (« Mobile Phone Number »).

 

Si vous avez défini des noms d’expéditeur sur l’interface TextingHouse (Cf. la configuration des noms d’expéditeur), vous pouvez en sélectionner un ici.  

Et cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour valider l’action.

Suivi des SMS envoyés

Pour chaque SMS envoyé, un évènement sera ajouté sur la timeline du contact.

L’évènement indique nottament l’état du SMS :

  • SMS en cours d’envoi : en cours de transfert aux opérateurs
  • SMS envoyé : transmis à l’opérateur, en attente de retour
  • SMS reçu : accusé de réception reçu
  • SMS non reçu : accusé de réception non reçu (numéro invalide, SMS expiré, destinataire hors d’atteinte, numéro bloqué par le destinataire, …)

A noter : après l’installation, les activités TextingHouse ne sont pas affichées par défaut dans la Timeline des contacts. Pour les voir, cliquez sur « Filtrer l’activité » et sélectionnez « TextingHouse – Envoi de SMS PRO » dans la liste.

Sur l’interface de votre compte TextingHouse (https://api.textinghouse.com/sms), retrouver également l’historique de tous vos SMS envoyés.

Il est possible de créer des workflows qui se déclencheront selon l’état des SMS envoyés. Par exemple pour créer un workflow lorsque le SMS est non reçu.

Pour cela, sélectionner le filtre « TextingHouse – Envoi de SMS PRO: SMS envoyé » et compléter la propriétée « Statut du SMS » à « SMS non reçu ».

Suivi des réponses reçues

Pour chaque réponse SMS reçue, un évènement est ajouté sur la timeline du contact.

L’évènement indique nottamement le message SMS d’origine et la réponse reçue.

 

A noter : après l’installation, les activités TextingHouse ne sont pas affichées par défaut dans la Timeline des contacts. Pour les voir, cliquez sur « Filtrer l’activité » et sélectionnez « TextingHouse – Envoi de SMS PRO » dans la liste.

Il est possible de créer des workflows ayant comme élément déclencheur la réception d’une réponse.

Pour cela sélectionner le filtre « TextingHouse – Envoi de SMS PRO: Réponse reçue » et par exemple la propriétée « Date d’envoi du SMS d’origine (auquel on a répondu) » complétée avec la date du SMS d’origine.

Configuration des noms d’expéditeur

La configuration des noms d’expéditeur (ou noms d’émetteur) se fait sur l’interface d’administration de l’API TextingHouse : https://api.textinghouse.com/.

Rendez-vous sur la page « Paramètres » et sélectionner l’onglet « Noms d’expéditeur ».
A noter : Les autres onglets des paramètres ne concernent pas HubSpot.

Vous pourrez ensuite faire une demande d’ajout d’un nouveau nom, en cliquant sur le bouton.

Suite à votre demande, des justificatifs concernant l’appartenance de votre nom de commerce pourront vous être demandé (KBIS pour le nom commercial, ou un justificatif de dépôt de marque, ou autre document justificatif…).

 

A noter : lorsque vous envoyer un SMS avec un nom d’expéditeur, vos destinataires ne pourront pas vous répondre par SMS !